Thiết lập bổ sung hàng tự động

Điều kiện tiên quyết: Đã có hàng hóa trong tồn kho, mỗi hàng hóa có thông tin mua hàng (nhà cung cấp, mã đặt hàng, giá mua) hoặc thông tin bảo dưỡng (nhà cung cấp bảo dưỡng, mã đặt bảo dưỡng, giá bảo dưỡng). Có ít nhất một vị trí lưu kho.

Quyền cần có: Tồn kho → Quy tắc tồn kho — Người dùng trở lên để tạo quy tắc tồn kho; Quyền vào trung tâm quản trị (chủ sở hữu tổ chức hoặc thành viên nhóm <org-name>-admins) để cấu hình bộ lập lịch; Mua hàng → Đơn mua hàng — Người dùng trở lên để gửi và xác nhận các đơn nháp. Bộ lập lịch tạo mỗi đơn nháp dưới tên của Quản trị viên của kho, nên chỉ người đó hoặc người có mức Quản trị viên trên Đơn mua hàng mới gửi được đơn.

Với bổ sung hàng tự động, bạn không phải tự theo dõi mức tồn kho nữa. Bộ lập lịch tồn kho đọc mọi quy tắc tồn kho, và khi số lượng vượt ngưỡng của một quy tắc, nó soạn đơn mua hàng, phiếu chuyển kho hoặc phiếu loại bỏ cần thiết để xử lý. Bạn vẫn xem lại và xác nhận những gì nó soạn. Không có bước “yêu cầu mua hàng” trung gian: bộ lập lịch tạo thẳng đơn mua hàng (hoặc đơn bảo dưỡng) ở trạng thái Nháp.

Bước 1 — Tạo quy tắc tồn kho

Một quy tắc tồn kho ghép một hàng hóa, ở một tình trạng, với một vị trí lưu kho, và đặt giới hạn số lượng cho nó.

1. Tồn kho → Quy tắc tồn kho → + Tạo.
2. Chọn Hàng hóa.
3. Chọn Tình trạng lưu kho: Mới, Đã phục hồi, Chưa sử dụng, Đã sử dụng, Chờ bảo dưỡng hoặc Chờ loại bỏ. Tình trạng này quyết định bộ lập lịch sẽ làm gì khi vượt ngưỡng (xem bên dưới). Lưu ý: nhánh mua hàng không bao giờ xét quy tắc Đã sử dụng, và tình trạng nào trong số Mới/Đã phục hồi/Chưa sử dụng thực sự kích hoạt mua hàng phụ thuộc vào tùy chọn quy tắc đơn mua hàng của tổ chức.
4. Chọn Vị trí lưu kho. Một hàng hóa không thể có hai quy tắc cùng trỏ đến một vị trí.
5. Đặt Số lượng ngưỡng (điểm kích hoạt) và Sức chứa tối đa (mức cần đạt sau khi bổ sung). Sức chứa tối đa phải lớn hơn hoặc bằng số lượng ngưỡng.
6. Nhấp Tạo.

Lặp lại với mỗi hàng hóa và tình trạng bạn muốn bổ sung tự động. Bản thân quy tắc không có trường nhà cung cấp, trạng thái kích hoạt hay số lượng đặt lại: mọi quy tắc luôn được xét, và nhà cung cấp/giá được lấy từ hàng hóa (nhà cung cấp/mã đặt hàng/giá mua mặc định với các tình trạng thuộc nhánh mua hàng, hoặc nhà cung cấp bảo dưỡng/mã đặt bảo dưỡng/giá bảo dưỡng với tình trạng Chờ bảo dưỡng), không lấy từ quy tắc. Xem Thêm nhà cung cấp — Đặt nhà cung cấp mặc định cho một hàng hóa.

Bước 2 — Mỗi tình trạng làm gì khi được kích hoạt

Quy tắc Mới/Đã phục hồi/Chưa sử dụng trước hết lấy phần dư từ nhà kho cha bằng một phiếu chuyển kho, rồi soạn đơn mua hàng cho phần còn thiếu; quy tắc Chờ bảo dưỡng gom hàng về nhà kho gốc hoặc soạn đơn bảo dưỡng; quy tắc Chờ loại bỏ thêm hàng hóa vào một phiếu loại bỏ nháp; quy tắc Đã sử dụng hoặc Không xác định không kích hoạt gì. Xem bảng đầy đủ về điều kiện kích hoạt và kết quả, kể cả sự phụ thuộc vào tùy chọn quy tắc đơn mua hàng, trong Tham khảo quy tắc tồn kho.

Bước 3 — Kiểm tra bộ lập lịch đang bật

1. Ở cuối thanh bên, nhấp tên tổ chức → Quản lý tổ chức.
2. Nhấp tên tổ chức của bạn trong danh sách. Tab Tùy chọn mở sẵn.
3. Trong mục Tùy chọn tồn kho, kiểm tra chu kỳ của Bộ lập lịch tồn kho đang là Hàng ngày, Hàng tuần hoặc Hàng tháng (Tắt sẽ ngừng chạy bộ lập lịch).
4. Để chạy ngay thay vì chờ đến lịch, nhấp Chạy cạnh chu kỳ.

Bước 4 — Xem lại những gì bộ lập lịch đã soạn

1. Mua hàng → Đơn mua hàng: các đơn mua hàng và đơn bảo dưỡng nháp do bộ lập lịch tạo hiển thị tại đây, mỗi đơn cho một tổ hợp nhà cung cấp/nhà kho. Các hàng hóa được gom vào cùng một đơn nháp thay vì mỗi lần chạy lại tạo đơn mới.
2. Xem lại số lượng và các dòng, chỉnh nếu cần, rồi Gửi và Xác nhận đơn như thường lệ. Xem Tạo đơn mua hàng.

Xử lý sự cố

Không thấy đơn nháp nào:

• Kiểm tra bộ lập lịch đã chạy gần đây, và tổ chức có gói thuê bao đang hoạt động, có ít nhất một hàng hóa và ít nhất một quy tắc tồn kho. Bộ lập lịch bỏ qua tổ chức thiếu bất kỳ điều kiện nào trong số đó.
• Kiểm tra số lượng dự báo tại vị trí lưu kho của quy tắc (tồn thực tế − dự xuất + dự nhập) đã thực sự giảm đến hoặc xuống dưới số lượng ngưỡng — hàng đang đặt cũng được tính vào.
• Với quy tắc Chờ bảo dưỡng, kiểm tra hàng hóa đã có nhà cung cấp bảo dưỡng. Nếu chưa có, bộ lập lịch chỉ ghi một cảnh báo chứ không soạn đơn.

Đơn nháp được tạo nhưng sai số lượng:

• Bộ lập lịch đặt hàng lên đến sức chứa tối đa, trừ đi phần đang có trong kho hoặc dự nhập, rồi làm tròn xuống theo bội số đặt hàng (hoặc bội số đặt bảo dưỡng) của hàng hóa, nên phần thiếu nhỏ hơn một bội số chưa được đặt cho đến khi đủ một bội số. Xem lại số lượng ngưỡng/sức chứa tối đa trên quy tắc tồn kho và các thiết lập số lượng của chính hàng hóa.

Bộ lập lịch báo lỗi thay vì soạn đơn, khi cây nhà kho sâu hơn hai cấp:

Với quy tắc Mới/Đã phục hồi/Chưa sử dụng, bộ lập lịch thử kéo hàng xuống từ một nhà kho cấp trên bằng phiếu chuyển kho trước khi soạn đơn mua hàng. Hiện bước kéo hàng này chỉ chạy ổn định khi nhà kho chỉ có một cấp trên (cây đơn giản lá → gốc). Với từ ba cấp nhà kho trở lên, bước kéo hàng có thể lỗi hẳn thay vì chuyển sang mua hàng. Nếu bạn dùng cây nhà kho nhiều cấp và gặp tình huống này, tạm thời đặt quy tắc tồn kho của hàng hóa bị ảnh hưởng ở nhà kho cấp cao nhất (gốc), nơi không cần kéo hàng từ cấp trên.

Bài viết liên quan

• Thêm nhà cung cấp
• Tạo đơn mua hàng
• Tạo đơn mua hàng bằng ngoại tệ
• Xử lý phiếu nhận hàng mua
• Nhận hàng vào kho