Thiết lập tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng

Điều kiện tiên quyết: Đã có một nhà cung cấp và ít nhất một hàng hóa đã cấu hình thông tin bảo dưỡng (xem Tạo đơn bảo dưỡng).

Quyền cần có: Quyền vào trung tâm quản trị (chủ sở hữu tổ chức hoặc thành viên nhóm <org-name>-admins) để bật thiết lập; Tồn kho → Quy tắc tồn kho — Người dùng trở lên để tạo quy tắc tồn kho; Mua hàng → Đơn mua hàng — Người dùng trở lên để xác nhận đơn bảo dưỡng (Quản trị viên xác nhận được mọi đơn; Người quản lý và Người dùng chỉ xác nhận được đơn do chính mình tạo).

Bước 1 — Kiểm tra tùy chọn

Tùy chọn tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng được bật sẵn cho mọi tổ chức. Ở bước này, hầu hết các xưởng chỉ cần kiểm tra tùy chọn vẫn đang bật, hoặc tắt đi nếu muốn một người tự chọn vị trí lấy hàng.

1. Ở cuối thanh bên, nhấp tên tổ chức → Quản lý tổ chức.
2. Nhấp tên tổ chức của bạn trong danh sách để mở phần thiết lập.
3. Tab Tùy chọn mở sẵn. Cuộn đến mục Tùy chọn mua hàng.
4. Trong Đơn bảo dưỡng, kiểm tra ô Tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng đang được chọn (hoặc bỏ chọn tại đây để tắt tự động).
5. Nhấp Cập nhật.

(kích thước đầy đủ)

Hình 1: Tùy chọn này nằm ở Tùy chọn mua hàng — Đơn bảo dưỡng, và được chọn (bật) sẵn.

Thiết lập này chỉ ảnh hưởng đến các đơn có bật cờ đơn bảo dưỡng; đơn mua hàng thông thường không bị ảnh hưởng (với đơn mua hàng, xem Cấu hình tự động tạo phiếu nhận hàng mua và phiếu nhập kho hàng mua). Nếu tùy chọn đã bật như mặc định, đơn bảo dưỡng được xác nhận tiếp theo sẽ dùng nó mà không cần thiết lập gì thêm ở đây.

Bước 2 — Thêm quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng cho từng hàng theo số lượng

Hàng theo số lượng (mảnh dao, đầu kẹp dao thông dụng, tức là mọi thứ chỉ theo dõi bằng số lượng) không có cách nào cho hệ thống biết những chiếc nào trên kệ cần bảo dưỡng; chỉ quy tắc tồn kho mới cho biết hàng đã được phân loại chờ bảo dưỡng thực sự nằm ở đâu. Nếu không có quy tắc, hệ thống bỏ qua hẳn dòng của hàng đó, và nếu hàng đã cấu hình thông tin bảo dưỡng (tức là có thể bảo dưỡng), hệ thống sẽ thông báo cho quản trị viên của nhà kho thay vì tự đoán.

1. Trên thanh bên, nhấp Tồn kho → Quy tắc tồn kho → + Tạo.
2. Chọn Hàng hóa.
3. Đặt Tình trạng lưu kho là Chờ bảo dưỡng.
4. Chọn Vị trí lưu kho nơi thực sự để các chiếc đang chờ bảo dưỡng.
5. Đặt Số lượng ngưỡng và Sức chứa tối đa, rồi nhấp Tạo.

(kích thước đầy đủ)

Hình 2: Chọn Chờ bảo dưỡng ở Tình trạng lưu kho để hàng theo số lượng được đưa vào phiếu xuất tự động.

Lặp lại với mọi hàng theo số lượng mà bạn muốn hệ thống tự xuất. Xem Khai báo quy tắc tồn kho để biết đầy đủ các trường.

Bước 3 — Thêm quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng làm nơi trả về cho hàng sê-ri

Hàng sê-ri (một món có mã riêng) không cần quy tắc để được tìm thấy: mỗi chiếc đã tự biết nó có cần bảo dưỡng hay không qua tình trạng của chính nó, dù đang nằm ở đâu. Quy tắc chỉ cần thiết khi một chiếc cần bảo dưỡng vẫn đang lắp trong một dụng cụ ngoài xưởng: hệ thống phải biết trả chiếc đó về đâu trước khi tạo được phiếu xuất. Làm như Bước 2 (hàng hóa, tình trạng Chờ bảo dưỡng, vị trí lưu kho) cho mọi hàng sê-ri mà bạn dự kiến có thể cần bảo dưỡng trong lúc vẫn đang lắp trong dụng cụ.

Nếu cùng một hàng hóa có nhiều quy tắc Chờ bảo dưỡng, hệ thống lấp đầy vị trí của từng quy tắc đến sức chứa tối đa rồi mới chuyển sang quy tắc tiếp theo. Xem toàn bộ logic trong Cách tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng hoạt động — Xuất hàng sê-ri.

Bước 4 — Xác nhận một đơn bảo dưỡng

1. Mở một đơn bảo dưỡng ở trạng thái Đã gửi, có ít nhất một dòng có số lượng lớn hơn số lượng đã gửi (xem Tạo đơn bảo dưỡng).
2. Nhấp Xác nhận đơn.

(kích thước đầy đủ)

Hình 3: Xác nhận đơn là cách kích hoạt duy nhất; không có nút riêng để chạy tự động.

Phần tự động chạy ngầm ngay sau khi xác nhận; với đơn lớn, đợi vài giây trước khi kiểm tra kết quả.

Bước 5 — Tìm những gì hệ thống đã tạo

1. Trên thanh bên, nhấp Mua hàng → Phiếu xuất gửi bảo dưỡng. Mỗi điểm truy cập kho (WAP) có hàng của đơn sẽ có một phiếu mới, được đánh số theo cùng chuỗi đánh số phiếu xuất kho như phiếu tạo thủ công, và có bình luận trong lịch sử cho biết phiếu được tự động tạo khi xác nhận đơn.
2. Nếu có chiếc phải được trả về từ một dụng cụ trước, nhấp Tồn kho → Phiếu trả kho để tìm phiếu trả kho tương ứng. Chiếc đó chỉ được đưa vào phiếu xuất gửi bảo dưỡng sau khi phiếu trả kho được hoàn tất.

(kích thước đầy đủ)

Hình 4: Phiếu được tạo tự động là một phiếu xuất gửi bảo dưỡng bình thường; chỉ có bình luận cho biết nó do hệ thống tạo.

Từ đây, xử lý phiếu xuất (và phiếu trả kho, nếu có) giống hệt phiếu tạo thủ công. Xem Đơn bảo dưỡng — Phiếu xuất gửi bảo dưỡng và Tham khảo phiếu trả kho.

Khi thiếu quy tắc tồn kho

Nếu một hàng hóa bị bỏ sót ở Bước 2 hoặc Bước 3, hệ thống không lặng lẽ bỏ qua mà thông báo cho người có thể xử lý:

• Hàng theo số lượng có thể bảo dưỡng, nhưng nhà kho của đơn không có quy tắc Chờ bảo dưỡng: quản trị viên của nhà kho nhận thông báo: “[hàng hóa] chưa có quy tắc tồn kho “Chờ bảo dưỡng”. Hãy thêm quy tắc này để phiếu xuất gửi bảo dưỡng được tạo tự động.“ Dòng đơn đó không được xuất. (Hàng theo số lượng chưa cấu hình thông tin bảo dưỡng, tức là vốn không thể bảo dưỡng, cũng bị bỏ qua nhưng không có thông báo, vì không có quy tắc nào cần cấu hình cho nó.)
• Hàng sê-ri còn nằm trên dụng cụ, và hàng hóa đó không có quy tắc Chờ bảo dưỡng: cả người phụ trách dụng cụ (“[hàng hóa] trong dụng cụ [dụng cụ] của bạn cần được trả về kho để bảo dưỡng.”) và quản trị viên của vị trí (cùng thông báo thiếu quy tắc như trên) đều được thông báo.

(kích thước đầy đủ)

Hình 5: Sau khi xác nhận, để ý biểu tượng chuông ở cuối thanh bên; quy tắc bị thiếu hiện trong Thông báo, không hiện thành lỗi trên đơn.

Cách khắc phục: thêm quy tắc Chờ bảo dưỡng còn thiếu (Bước 2 hoặc 3), rồi xử lý các dòng còn lại của đơn bằng Tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng như bình thường. Phần tự động chỉ chạy một lần, vào lúc xác nhận đơn, nên sẽ không tự chạy lại.

Lưu ý

• Phần tự động giữ hàng cho phiếu xuất ngay khi đơn được xác nhận, trước khi có người xem lại những gì được xuất. Nếu xưởng muốn một người tự chọn vị trí lấy hàng, hãy tắt tùy chọn (Bước 1) và tiếp tục dùng Tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng thủ công.
• Toàn bộ logic quyết định (hàng theo số lượng hay hàng sê-ri, cách xử lý khi thiếu hàng và khi có dòng trùng) có trong Cách tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng hoạt động.

Bài viết liên quan

• Thêm nhà cung cấp
• Tạo đơn mua hàng
• Tạo đơn mua hàng bằng ngoại tệ
• Xử lý phiếu nhận hàng mua
• Nhận hàng vào kho