Thiết lập chuỗi đánh số chứng từ

Điều kiện tiên quyết: Đã tạo tổ chức.
Quyền cần có: Quyền vào trung tâm quản trị (chủ sở hữu tổ chức hoặc thành viên nhóm <org-name>-admins).

Chuỗi đánh số quy định cách Tooling Metrics tự động sinh số cho chứng từ mới — đơn mua hàng, dụng cụ, chi tiết và nhiều loại khác. Tổ chức của bạn đã có sẵn chuỗi đánh số cho mọi loại chứng từ với giá trị mặc định dùng được ngay; bài này hướng dẫn chỉnh chúng theo quy ước riêng của bạn.

Các bước

1. Trên thanh bên quản trị, nhấp Chuỗi đánh số.
2. Danh sách hiển thị mọi loại chứng từ có hỗ trợ đánh số tự động, đã điền sẵn giá trị mặc định. Nhấp vào loại bạn muốn cấu hình (ví dụ Đơn mua hàng).
3. Đặt Tiền tố — chuỗi ký tự cố định ở đầu mỗi số (ví dụ PO).
4. Nếu muốn, đặt Chuỗi con — mẫu ngày tháng chèn giữa tiền tố và số, dùng %Y/%y cho năm và %m cho tháng (ví dụ /%y/). Để trống nếu không cần phần ngày tháng.
5. Đặt Độ dài — số chữ số của phần số, thêm số 0 ở đầu cho đủ (ví dụ độ dài 4 biến 42 thành 0042).
6. Đặt Số tiếp theo — giá trị dùng cho chứng từ kế tiếp.
7. Nhấp Cập nhật.

Với tiền tố PO, chuỗi con /%y/ và độ dài 4, chứng từ tiếp theo được tạo sẽ có số PO/25/0042 (trong đó 25 là hai chữ số cuối của năm hiện tại).

Lưu ý quan trọng

• Chuỗi đánh số chỉ áp dụng cho chứng từ mới. Các chứng từ đã có không bị đánh số lại.
• Biểu mẫu không chặn việc hạ Số tiếp theo xuống thấp hơn các số đã dùng, nhưng làm vậy sẽ tạo số trùng với chứng từ bạn đã phát hành — đừng làm điều này với chuỗi đánh số đang được sử dụng.
• Bước nhảy bằng 0 nghĩa là bộ đếm không bao giờ tăng — mọi chứng từ đều nhận cùng một số. Hãy giữ bước nhảy ở giá trị mặc định 1 trừ khi có lý do cụ thể để thay đổi.

Tiếp theo

Cấu hình tiền tệ và đơn vị tính — đặt tiền tệ mặc định cho đơn mua hàng và theo dõi chi phí.

Bài viết liên quan

• Thiết lập tổ chức
• Cấu hình nhóm và quyền
• Mời người dùng
• Cấu hình tiền tệ và đơn vị tính