Đơn mua hàng

Đơn mua hàng là chứng từ gửi nhà cung cấp để yêu cầu giao hàng hóa. Đơn bảo dưỡng không phải một loại chứng từ riêng: đó là đơn mua hàng có bật cờ Đơn bảo dưỡng, dùng để gửi hàng đến nhà cung cấp phục hồi hoặc sửa chữa thay vì mua hàng mới. Mọi nội dung trên trang này áp dụng cho cả hai; điểm khác biệt được nêu tại chỗ. Đơn mua hàng có thể được tạo thủ công, hoặc do bộ lập lịch tồn kho tạo ở trạng thái Nháp khi số lượng dự báo của một quy tắc tồn kho giảm đến hoặc xuống dưới số lượng ngưỡng. Xem Tham khảo quy tắc tồn kho.

Trường trên chứng từ

Trường	Mô tả
Số đơn mua hàng	Tự sinh theo chuỗi đánh số đơn mua hàng của tổ chức.
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp nhận đơn này. Bắt buộc.
Giao đến	Nhà kho mà hàng cần được giao đến.
Tiền tệ	Tiền tệ của mọi số tiền trên các dòng của đơn. Mặc định là tiền tệ của nhà cung cấp.
Số tham chiếu của nhà cung cấp	Không bắt buộc. Số tham chiếu hoặc số báo giá phía nhà cung cấp.
Ngày xác nhận	Tự đặt khi đơn được xác nhận; có thể sửa sau đó.
Ngày dự kiến nhận hàng	Ngày giao hàng yêu cầu, hiển thị cho nhà cung cấp và dùng để lên lịch cho phiếu nhận hàng/phiếu nhập kho được tạo ra.
Điều khoản & điều kiện	Ghi chú tự do gửi nhà cung cấp. Được in trên chứng từ đơn mua hàng.
Nhân viên mua hàng	Người dùng đã tạo đơn.
Đơn bảo dưỡng	Cho biết đơn này là đơn gửi hàng đi bảo dưỡng thay vì mua hàng. Đặt khi tạo đơn và không sửa được sau đó.
Trạng thái	Xem Luồng trạng thái bên dưới.
Tổng tiền / Thành tiền trước thuế	Tính từ các dòng đơn.

Đơn không lưu trường “tỷ giá” nào. Giá vốn của các dòng được quy đổi sang tiền tệ cơ sở của tổ chức bằng cách tra tỷ giá của tiền tệ tại Ngày xác nhận mỗi lần tính, chứ không dùng một tỷ giá chụp lại lúc tạo nháp. Vì vậy, một đơn tạo vào tháng Một và xác nhận vào tháng Ba được tính giá vốn theo tỷ giá có hiệu lực vào ngày xác nhận trong tháng Ba, và hai đơn xác nhận vào những ngày khác nhau có thể dùng những tỷ giá khác nhau. Xem Tham khảo tiền tệ để biết cách ghi nhận tỷ giá và điều gì xảy ra khi một tiền tệ chưa có tỷ giá.

Trường trên dòng

Trường	Mô tả
Hàng hóa	Hàng hóa được đặt mua (hoặc, với đơn bảo dưỡng, hàng hóa được gửi đi bảo dưỡng).
Mã đặt hàng	Mã catalog của nhà cung cấp. Được điền sẵn từ thông tin mua hàng của hàng hóa (hoặc thông tin bảo dưỡng, với đơn bảo dưỡng) khi chọn hàng hóa; có thể sửa.
Mô tả	Mô tả tự do cho dòng.
ĐVT	Đơn vị tính của số lượng trên dòng này.
Số lượng	Số lượng đặt.
Đơn giá	Giá mỗi đơn vị, theo tiền tệ của đơn.
Thành tiền	Số lượng × Đơn giá (tự tính).
Ngày dự kiến nhận hàng	Ngày giao hàng riêng của dòng, nếu khác ngày trên đầu đơn.
Đã nhận / Đã nhập kho / Đã gửi	Các tổng lũy kế do hệ thống cập nhật khi phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất gửi bảo dưỡng, phiếu trả hàng và phiếu xuất trả nhà cung cấp được xử lý trên dòng này. Không sửa trực tiếp được.

Dòng thiếu Hàng hóa, Mã đặt hàng, ĐVT, Số lượng hoặc Đơn giá sẽ bị bỏ đi mà không báo khi lưu đơn: không có lỗi kiểm tra nào, dòng đơn giản là không được thêm vào. Trên thực tế, điều này chỉ xảy ra với Mã đặt hàng: trường này không bắt buộc trên biểu mẫu, nhưng được điền tự động từ mã đặt hàng (hoặc mã đặt bảo dưỡng) của hàng hóa khi bạn chọn hàng hóa, và sẽ để trống (khiến dòng bị bỏ khi lưu) nếu hàng hóa đó chưa có mã đặt hàng (hoặc mã đặt bảo dưỡng).

Luồng trạng thái

Trạng thái	Mô tả
Nháp	Đang soạn. Có thể thêm, sửa hoặc xóa dòng tùy ý.
Đã gửi	Chứng từ đơn mua hàng đã được gửi email cho nhà cung cấp. Chỉ mang tính thông tin: không có gì ngăn việc xác nhận một đơn chưa từng gửi.
Đã xác nhận	Nhà cung cấp đã chấp nhận đơn. Tùy tùy chọn Tự động mua hàng của tổ chức, phiếu nhận hàng mua và/hoặc phiếu nhập kho hàng mua có thể được tạo tự động. Nếu tổ chức bật tùy chọn “Khóa đơn mua hàng đã xác nhận”, đơn cũng bị khóa không cho sửa tiếp.
Đang xử lý	Do hệ thống tính: tự đặt khi có ít nhất một dòng đã được nhận hoặc nhập kho một phần, nhưng chưa phải mọi dòng đều đã nhận và nhập kho đủ (hoặc, với đơn bảo dưỡng, đã gửi đủ). Không bao giờ đặt trực tiếp.
Hoàn tất	Do hệ thống tính: tự đặt khi số lượng đã nhận và đã nhập kho của mọi dòng đều bằng số lượng đặt. Không bao giờ đặt trực tiếp.
Đã hủy	Đã bỏ đơn. Hủy đơn mua hàng cũng buộc hủy mọi phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất gửi bảo dưỡng, phiếu trả hàng và phiếu xuất trả nhà cung cấp liên kết chưa hoàn tất.

Khi đơn đã ở trạng thái Đã xác nhận, Đang xử lý, Hoàn tất hoặc Đã hủy, các trường nhà cung cấp, giao đến, tiền tệ và số đơn mua hàng chuyển thành chỉ đọc, cùng với hàng hóa và ĐVT của từng dòng. Đơn giá chuyển thành chỉ đọc khi đơn ở trạng thái Đang xử lý hoặc Hoàn tất. Số lượng, mã đặt hàng, mô tả và ngày dự kiến nhận hàng của từng dòng không bị khóa như vậy, và vẫn sửa được qua biểu mẫu chỉnh sửa ở mọi trạng thái.

Lệnh

Các lệnh dùng được phụ thuộc vào trạng thái và vào phần đơn đã được nhận, nhập kho hoặc gửi đi:

Lệnh	Mô tả
Gửi	Gửi email bản PDF của đơn cho nhà cung cấp và đánh dấu đơn là Đã gửi. Có ở trạng thái Nháp và Đã gửi.
Xác nhận đơn	Chuyển đơn sang Đã xác nhận.
Tạo phiếu nhận hàng	Mở một phiếu nhận hàng mua mới, điền sẵn các dòng còn chưa nhận của đơn. Hiện khi có dòng có số lượng lớn hơn số đã nhận.
Tạo phiếu nhập kho	Mở một phiếu nhập kho hàng mua mới, điền sẵn các dòng đã nhận nhưng chưa nhập kho. Hiện khi có dòng có số đã nhận lớn hơn số đã nhập kho.
Tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng	Mở một phiếu xuất gửi bảo dưỡng mới cho các dòng còn chưa gửi của đơn bảo dưỡng. Hiện khi có dòng có số lượng lớn hơn số đã gửi, và chỉ với đơn bảo dưỡng.
Tạo phiếu trả hàng mua	Mở một phiếu trả hàng mua mới cho hàng đã nhận theo đơn này. Hiện khi có dòng có số đã nhận lớn hơn 0.
Tạo phiếu xuất trả nhà cung cấp	Mở một phiếu xuất trả nhà cung cấp mới để lấy hàng đã nhập kho ra trước khi trả. Hiện khi có dòng có số đã nhập kho lớn hơn 0.
In	Tạo bản PDF: chính đơn mua hàng hoặc yêu cầu báo giá.
Hủy	Có ở mọi đơn chưa Hoàn tất hoặc Đã hủy.
Khóa / Mở khóa	Khóa thủ công không cho sửa đơn, độc lập với tùy chọn tự động khóa.
Xóa	Chỉ có khi đơn chưa ở trạng thái Hoàn tất hoặc Đang xử lý.

Mỗi lệnh “Tạo …” là thao tác thủ công bạn thực hiện từ đơn. Không lệnh nào tự chạy khi xác nhận đơn, trừ phiếu nhận hàng và/hoặc phiếu nhập kho theo tùy chọn Tự động mua hàng, và phiếu xuất gửi bảo dưỡng theo tùy chọn riêng của nó (xem Thiết lập tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng).

Tạo đơn bảo dưỡng

Ứng dụng không có khu vực “Đơn bảo dưỡng” riêng. Từ Mua hàng → Đơn mua hàng, dùng nút + Tạo đơn bảo dưỡng (bên cạnh nút + Tạo thông thường) để bắt đầu, hoặc lọc danh sách theo Loại đơn → Đơn bảo dưỡng để tìm các đơn đã có. Đơn bảo dưỡng lấy danh sách hàng từ các hàng hóa đã cấu hình thông tin bảo dưỡng, gửi hàng đến vị trí gửi bảo dưỡng của nhà cung cấp, và nhận hàng về bằng phiếu nhận hàng mua thay vì phiếu nhập kho. Xem Tạo đơn bảo dưỡng.

Bài viết liên quan

• Phiếu nhận hàng mua
• Phiếu nhập kho hàng mua
• Phiếu trả hàng mua
• Đơn bảo dưỡng
• Tiền tệ